Sistem Pelaporan Pelanggaran

Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memberikan pedoman pelaporan pelanggaran di PT. Pemindo Mitra Sinergi. Dengan menyediakan mekanisme pelaporan yang aman dan transparan, perusahaan memastikan penanganan yang efektif terhadap pelanggaran hukum, etika, dan kebijakan internal.

Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk seluruh karyawan, mitra bisnis, vendor, dan pihak eksternal yang berhubungan dengan perusahaan. Pelanggaran yang dapat dilaporkan meliputi:

  1. Kecurangan dalam pengadaan IT (mark-up harga, kolusi, pengadaan fiktif).
  2. Pelanggaran keamanan informasi (kebocoran data, akses ilegal).
  3. Penyalahgunaan aset perusahaan.
  4. Konflik kepentingan antara karyawan dan vendor.
  5. Perilaku tidak etis, termasuk suap atau pemberian komisi ilegal.

Prinsip Utama WBS

  1. Anonimitas: Pelapor dapat memilih untuk tidak mengungkapkan identitasnya.
  2. Kerahasiaan: Semua informasi yang diberikan dijaga kerahasiaannya.
  3. Independensi: Penanganan laporan dilakukan oleh tim independen.
  4. Anti-Retaliasi: Tidak ada tindakan balasan terhadap pelapor.

Dasar Hukum

Prosedur ini didasarkan pada peraturan dan undang-undang berikut:

  1. UU No. 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban: Memberikan perlindungan hukum kepada pelapor untuk mencegah tindakan balasan.
  2. UU No. 20 Tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi: Mendorong pelaporan praktik korupsi di lingkungan perusahaan.
  3. Peraturan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) No. 2 Tahun 2014: Pedoman pelaporan pelanggaran untuk entitas swasta dan pemerintah.
  4. ISO 37001:2016 – Sistem Manajemen Anti-Suap: Memberikan panduan tentang pelaporan pelanggaran terkait korupsi dan suap.
  5. UU No. 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE): Melindungi data dan informasi digital yang terkait dengan laporan.
  6. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK): Mewajibkan perusahaan publik dan sektor jasa keuangan untuk memiliki mekanisme pelaporan pelanggaran.

Prosedur Pelaporan

1. Saluran Pelaporan

Pelaporan dapat dilakukan melalui:

  1. Portal Online: Akses di pemmz.com.
  2. Hotline Telepon: [____________].
  3. Email Khusus: [pengaduan@pemmz.com].

2. Informasi yang Harus Disampaikan

    1. Deskripsi pelanggaran (apa, kapan, di mana).
    2. Pihak yang terlibat (jika diketahui).
    3. Bukti pendukung (dokumen, email, log IT).
    4. Data pelapor (opsional jika memilih anonimitas).

    3. Tata Cara Pelaporan

      1. Pelapor mengakses salah satu saluran pelaporan dan menyampaikan informasi.
      2. Sistem mencatat laporan dan memberikan nomor referensi kepada pelapor.

      Jika pelapor memilih anonim, laporan tetap akan diproses tanpa mengungkap identitas.

      Penanganan Laporan

      1. Penerimaan dan Verifikasi Awal

      1. Tim WBS menerima laporan dan memverifikasi kelengkapan informasi.
      2. Jika laporan valid, diteruskan ke tim investigasi independen.
      3. Jika laporan tidak relevan, pelapor diberi pemberitahuan (jika memungkinkan).

      2. Investigasi

      1. Investigasi dilakukan dalam waktu maksimal 14 hari kerja setelah laporan diterima.
      2. Melibatkan tim keamanan IT untuk kasus terkait data digital.
      3. Semua aktivitas investigasi didokumentasikan secara tertulis.

      3. Tindak Lanjut

      • Jika pelanggaran terbukti:
        1. Tindakan disipliner diambil terhadap pihak yang bersalah.
        2. Prosedur internal diperbaiki untuk mencegah kejadian serupa.
      • Jika pelanggaran tidak terbukti, kasus ditutup dengan laporan final.

      4. Pelaporan Balik ke Pelapor

      Pelapor (jika identitas diketahui) akan mendapatkan informasi mengenai status laporan:

      1. Laporan diterima.
      2. Laporan sedang dalam proses investigasi.
      3. Hasil akhir investigasi (tanpa mengungkapkan rincian yang dirahasiakan).

      Perlindungan Pelapor

      1. Identitas pelapor dirahasiakan oleh sistem dan hanya dapat diakses oleh tim WBS.
      2. Tidak ada tindakan balasan atau diskriminasi terhadap pelapor yang bertindak dengan itikad baik.
      3. Jika pelapor menghadapi ancaman, perusahaan akan memberikan dukungan hukum dan perlindungan tambahan.

      Evaluasi dan Peningkatan Sistem

      1. Audit Berkala: Sistem WBS dievaluasi setiap 6 bulan untuk memastikan efektivitas.
      2. Sosialisasi: Pelatihan rutin diberikan kepada karyawan tentang pentingnya WBS.
      3. Peningkatan Teknologi: Sistem pelaporan diperbarui untuk memenuhi standar keamanan terkini.

      Sanksi untuk Penyalahgunaan WBS

      1. Pelapor yang sengaja memberikan laporan palsu akan dikenakan sanksi sesuai aturan perusahaan.
      2. Penyalahgunaan WBS untuk kepentingan pribadi atau menjatuhkan pihak lain akan ditindak tegas.

      Dokumentasi dan Arsip

      1. Semua laporan, investigasi, dan tindak lanjut didokumentasikan dan disimpan dalam sistem berbasis cloud yang aman.
      2. Akses terhadap arsip dibatasi hanya untuk pihak yang berwenang.

      Penutup

        Dengan adanya prosedur ini, perusahaan berharap dapat menciptakan lingkungan kerja yang transparan, aman, dan bebas dari pelanggaran hukum maupun etika. Semua pihak diharapkan berkontribusi dalam menjaga integritas perusahaan melalui penggunaan WBS yang bertanggung jawab.