Piagam Komite Audit

Pendahuluan

Piagam Komite Audit ini disusun untuk menetapkan peran, tanggung jawab, dan prosedur kerja Komite Audit PT. PEMINDO MITRA SINERGI dalam melaksanakan amanat yang diberikan oleh Dewan Komisaris, guna meningkatkan penerapan prinsip-prinsip Tata Kelola Perseroan Yang Baik (Good Corporate Governance), yang meliputi : accountability, responsibility, fairness & transparency terhadap pemangku kepentingan (stakeholders) Perseroan.

Komite Audit adalah bagian dari tata kelola perusahaan yang bertugas untuk membantu Dewan Komisaris dalam menjalankan pengawasan atas proses pelaporan keuangan, pengendalian internal, audit, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan.

Pembentukan Komite Audit berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku serta praktik terbaik yang dapat diterapkan pada Perusahaan jasa pengadaan dan service IT di Indonesia

Tujuan

Komite Audit dibentuk dengan tujuan untuk memastikan hal-hal sebagai berikut :

  1. Kecukupan dan integritas pengendalian internal dan sistem informasi manajemen
  2. Terlaksananya fungsi audit internal dan audit eksternal yang kuar dengan standar professional atas objektivitas dan independensi
  3. Memastikan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan pihak yang berwenang dan peraturan lainnya terkait prinsip – prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance)
  4. Terlaksananya fungsi pengawasan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) yang kuat
  5. Terbangunnya budaya Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) dengan disiplin dan kesadaran pengendalian internal untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan/atau kelalaian
  6. Pelaporan kuangan yang berkualitas dan teridentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris

Komposisi, Struktur, Masa Tugas dan Keanggotaan Komite Audit

  1. Anggota Komite Audit ditunjuk dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris. Informasi mengenai pengangkatan dan pemberhentian anggota Komite Audit Dilaporkan kepada OJK dan diumumkan dalam situs web Bursa Efek Indonesia (BEI) dan/atau situs web Perusahaan selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah pengangkatan dan/atau pemberhentian anggota Komite Audit dilakukan
  2. Komite Audit paling sedikit berjumlah 3 (tiga) orang anggota, yang terdiri dari komisaris independent, dan pihak luar Perseroan (selanjutnya disebut “Pihak Independen”)
  3. Komite Audit dipimpin oleh seorang komisaris independent (“Ketua Komite Audit”). Ketua Komite Audit hanya diperbolehkan menjabat sebagai ketua pada 1 (satu) komite lainnya yang bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris di Perusahaan
  4. Anggota yang berasal dari Pihak Independen wajib direkomendasikan oleh Dewan Komisaris
  5. Masa tugas anggota Komite Audit tidak boleh lebih lama dari masa jabatan Dewan Komisaris sebagaimana diatus dalam anggaran dasar Perusahaan dan dapat dipilih kembali untuk 1 (satu) periode berikutnya. Masa tugas anggota Komite Audit selama 3 (tiga) tahun terhitung sejak tanggal Keputusan Dewan Komisaris Perseroan Tentang Pengangkatan Komite Audit Perseroan, kecuali dalam hal diberhentikan lebih awal oleh Dewan Komisaris Perusahaan
  6. Anggota Komite Audit wajib memiliki integritas yang tinggi, kemampuan, pengetahuan dan pengalaman yang memadai sesuai dengan latar belakang pendidikannya, serta mampu berkomunikasi dengan baik
  7. Salah seorang anggota Komite Audit wajib memiliki latar belakang Pendidikan akuntansi atau keuangan sehingga memiliki pengetahuan yang cukup untuk membaca dan memahami laporan keuangan perusahaan
  8. Memiliki pengetahuan yang memadai mengenai peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan dan servis IT serta pengetahuan di bidang pasar modal
  9. Bukan merupakan orang dalam kantor akuntan public, kantor konsultan hukum atau pihak lain yang memberikan jasa audit, jasa non audit dan/atau jasa konsultasi lainnya kepada Perusahaan dalam 6 (enam) bulan terakhir sebelum diangkat oleh Dewan Komisaris, kecuali Komisaris Independen.
  10. Tidak memiliki saham, baik langsung maupun tidak langsung pada Perseroan, dalam hal anggota Komite Audit memperoleh saham akibat suatu peristiwa hukum maka dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah diperolehnya saham tersebut wajib mengalihkan kepada pihak lain
  11. Tidak mempunyai hubungan keluarha karena perkawinan dan keturunan sampai dengan derajat kedua, baik secara horizontal maupun vertical dengan anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi atau pemegang saham utama Perusahaan
  12. Tidak memiliki hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan usaha Perusahaan.
  13. Direksi dilarang untuk menjadi anggota Komite Audit

Tata Cara dan Prosedur Kerja Komite Audit

Komite Audit memiliki tata cara dan prosedur kerja sebagai berikut :

  1. Melakukan pertemuan dengan Direksi dan atau akuntan terkait untuk membahas keuangan Perusahaan
  2. Melakukan pertemuan dengan kepala-kepala bagian dalam Perseroan dan melakukan kunjungan kerja ke fasilitas-fasilitas auat unit kerja Perusahaan
  3. Melakukan pertemuan setiap saat dengan Dewan Komisaris untuk menyampaikan setiap informasi dan/atau temuan yang diperoleh Komite Audit
  4. Melakukan pertemuan dengan auditor internal untuk membahas hasil pelaksanaan audit internal Perusahaan

Tugas dan Tanggung Jawab

Komite Audit bertugas memberikan pendapat professional yang independent kepada Dewan Komisaris berdasarkan laporan yang disampaikan oleh Direksi kepada Dewan Komisaris serta melaksanakan tugas – tugas lain yang berkaitan dengan tugas Dewan Komisaris, antara lain sebagai berikut :

  1. Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang dikeluarkan Perusahaan kepada public dan/atau pihak yang memiliki otoritas antara lain laporan keuangan, proyeksi, dan informasi keuangan lainnya terkait dengan informasi keuangan Perusahaan.
  2. Melakukan penelaahan atas ketaatan Perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan Perusahaan.
  3. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko keuangan yang mungkin timbul dalam operasional Perusahaan dalam hal pengadaan dan jasa servis.
  4. Memberikan pendapat independent dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara manajemen dan akuntan atas jasa yang diberikannya.
  5. Melakukan pengawasan laporan keuangan dengan memeriksa laporan keuangan untuk memastikan keakuratan, keandalan dan kepatuhan terhadap standar akuntansi
  6. Melakukan penelaahan terhadap aktivitas pelaksanaan manajemen resiko yang dilakukan oleh Direksi, jika Perusahaan tidak memiliki fungsi pemantau resiko di bawah Dewan Komisaris
  7. Menelaah dan melaporkan kepada Dewan Komisaris atas pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan, termasuk apabila terdapat dugaan adanya kesalahan pengambilan Keputusan rapat Direksi atau penyimpangan pelaksanaan hasil Keputusan Direksi
  8. Menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan
  9. Menelaah dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan Perseroan
  10. Menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi Perusahaan
  11. Apabila diperlukan, Komite Audit dapat melakukan pemeriksaan baik oleh Komite Audit sendiri maupun dengan menugaskan pihak ketiga. Laporan tersebut harus diserahkan kepada Dewan Komisaris selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah selesainya laporan.
  12. Membantu Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan aktif terhadap fungsi kepatuhan dengan :
    • Mengevaluasi pelaksanaan fungsi kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan internal dan peraturan perundang – undangan yang berhubungan dengan kegiatan Perusahaan paling kurang 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun ;
    • Memberikan saran – saran dalam rangka meningkatkan kualitas fungsi kepatuhan Perusahaan.
  13. Melakukan penelaahan terhadap aktivitas pelaksanaan manajemen resiko yang dilakukan Direksi

Selain itu, Komite Audit memiliki tugas dan tanggung jawab yang meliputi:

1. Laporan keuangan

  • Mempelajari secara mendalam rencana kerja dan anggaran Perusahaan dan rencana jangka Panjang.
  • Mempelajari secara mendalam laporan keuangan interim dan tahunan, baik yang telah diaudit maupun yang belum diaudit
  • Mempelajari secara mendalam perubahan angka/nilai signifikan pada pos – pos Neraca dan Neraca Keuangan serta mempelajari secara mendalam pos – pos Aset dan Kewajiban lainnya
  • Mempelajari secara mandalam pembelian yang dilakukan oleh tim purchasing dalam melakukan pemenuhan sales terkait jatuh tempo pembayaran, kontrak, vendor, dan pemasok lainnya
  • Mempelajari secara mendalam mengenai kontrak Kerjasama penjualan kepada Perusahaan lain
  • Meneliti laporan realisasi rencana kerja dan anggaran serta meneliti pos – pos yang memiliki perbedaan signifikan
  • Melaporkan secara berkala hasil pengawasannya dan memberikan masukan atas hal – hal yang perlu menjadi perhatian Dewan Komisaris

2. Pengendalian Internal

  • Meninjau efektivitas sistem pengendalian internal dalam pengadaan barang dan jasa IT
  • Memastikan semua sistem pengadaan IT dan layanan servis mematuhi standar keamanan seperti ISO 27001 atau standar internasional yang relevan, dengan:
  • Memastikan adanya mitigasi risiko atas kebocoran data dan keamanan informasi.
  • Mengidentifikasi dan mengelola risiko keamanan siber yang terkait dengan sistem IT perusahaan.
  • Meninjau dan mengawasi implementasi kebijakan keamanan data dan privasi pelanggan.

3. Audit Internal

  • Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas Unit Audit Internal
  • Mengevaluasi rencana kerja tahunan Unit Audit Internal
  • Menelaah secara mendalam semua temuan signifikan atas hasil audit dari Internal Audit
  • Mengevaluasi program dan cakupan dalam rangka pelaksanaan rencana kerja tahunan unit Internal Audit
  • Mengevaluasi audit yang dilaksanakan untuk memastikan bahwa program audit berjalan dengan cakupan yang tepat
  • Melaksanakan rapat berkala untuk membahas temuan audit yang signifikan dan memberi masukan yang diperlukan dalam pelaksanaan audit
  • Meminta bantuan unit Internal Audit untuk melakukan investigasi khusus apabila terdapat temuan audit dan/atau informasi yang berkaitan dengan pelanggaran peraturan perundang – undangan yang berlaku
  • Melaporkan secara berkala hasil pemantauan dan memberikan masukan atas hal – hal yang perlu menjadi perhatian Dewan Komisaris.

4. Audit Eksternal

  • Komite Audit dapat merekomendasikan penunjukan Akuntan Publik (AP) dan Kantor Akuntan Publik (KAP) untuk mengaudit laporan keuangan Perusahaan kepada Dewan Komisaris untuk disampaikan dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Selain itu, Komite Audit juga memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris tentang pemberhentian Kantor Akuntan Publik.
  • Dalam hal AP dan/atau KAP yang telah ditetapkan oleh RUPS tidak dapat menyelesaikan pemberian jasa audit atas informasi keuangan historis tahunan selama periode penugasan professional, penunjukan AP dan/atau KAP pengganti dilakukan oleh Dewan Komisaris setelah memperoleh persetujuan RUPS dengan memperhatikan rekomendasi Komite Audit
  • Dalam memberikan rekomendasi, Komite Audit dapat mempertimbangkan:
    • Independensi AP dan/atau KAP; mengetahui nama dan/atau reputasi KAP yang akan diundang untuk mengikuti tender seperti
      • Memiliki hubungan dengan pemegang saham dan kerabat dengan karyawan non bagian keuangan
      • Memiliki hubungan keluarga secara horizontal dan vertical dengan pegawai kunci bidang akuntansi dan keuangan
      • Salah satu pejabat dan/atau auditor KAP yang dapat diundang untuk mengikuti tender adalah mantan pegawai keuangan yang telah mengundurkan diri kurang dari 1 (satu) tahun
    • Ruang lingkup audit; mempelajari perencanaan dan ruang lingkup audit yang disampaikan KAP yang ditunjuk, untuk memastikan bahwa perencanaan dan ruang lingkup telah sesuai dengan permintaan, penawaran dan kerangka acuan serta telah mempertimbangkan semua resiko yang dianggap penting
    • Remunerasi Jasa Audit
    • Keahlian dan pengalaman AP dan/atau KAP, dan tim audit KAP.
    • Metodologi, Teknik, dan sarana audit yang digunakan oleh KAP
    • Mengidentifikasi resiko potensial atas penggunaan jasa audit yang sama oleh KAP yang sama dalam jangka waktu yang cukup lama
    • Hasil evaluasi atas pelaksanaan jasa audit atas informasi keuangan tahunan oleh AP dan/atau KAP pada periode sebelumnya (jika ada)
  • Mengkaji dan memastikan bahwa PT. Pemindo Mitra Sinergi telah memiliki prosedur standar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pelaksanaan pemilihan KAP
  • Melakukan komunikasi berkala dengan KAP yang melakukan pemeriksaan untuk membahas hal – hal yang perlu dikomunikasikan, antara lain sebagai berikut:
    • Perkembangan hasil pemeriksaan
    • Temuan – temuan pokok
    • Perubahan ketentuan/peraturan di bidang akuntansi dan akuntansi keuangan sesuai bisnis Perusahaan
    • Penyesuaian yang terjadi berdasarkan hasil pemeriksaan
    • Kendala/hambatan yang ditemukan pada pelaksanaan pemeriksaan
  • Melakukan kajian mendalam terhadap seluruh temuan penting hasil pemeriksaan auditor eksternal maupun instansi pemeriksa lainnya
  • Melaporkan secara berkala hasil pengawasannya dan memberikan masukan atas hal-hal yang perlu menjadi perhatian Dewan Komisaris

5. Kepatuhan terhadap Regulasi

  1. Memantau kepatuhan terhadap peraturan di bidang teknologi informasi dan standar keamanan data.
  2. Meninjau implementasi kebijakan perlindungan data (data protection) sesuai dengan undang-undang yang berlaku.
  3. Memastikan bahwa pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak sesuai dengan standar hukum dan regulasi yang berlaku.

Wewenang Komite Audit

Dalam melaksanakan tugasnya, Komite Audit mempunyai wewenang sebagai berikut:

  1. Komite Audit berwenang untuk mengakses catatan atau informasi tentang karyawan, dana, asset serta sumber daya Perusahaan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.
  2. Berkomunikasi langsung dengan karyawan, termasuk Direksi dan pihak yang menjalankan fungsi audit internal, manajemen resiko, akuntan terkait tugas dan tanggung jawab Komite Audit.
  3. Komite Audit dapat melibatkan pihak independent di luar Komite Audit yang diperlukan untuk membantu pelaksanaan tugasnya (jika diperlukan) dan melakukan kewenangan lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris

Tata cara, Prosedur Kerja dan Penyelenggaraan rapat

  1. Rapat Komite Audit dilakukan paling kurang 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan.
  2. Rapat dipimpin oleh Ketua Komite Audit namun apabila Ketua Komite Audit berhalangan hadir maka rapat akan dipimpin oleh anggota lainnya yang independent yang dipilih oleh anggota komite yang hadir dalam rapat tersebut
  3. Rapat dapat diselenggarakan baik dengan kehadiran secara fisik maupun non fisik
  4. Rapat yang dihadiri secara fisik paling kurang 2 (dua) kali dalam setahun
  5. Rapat yang tidak dihadiri secara fisik dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta rapat Komite Audit saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat
  6. Rapat Komite Audit hanya dapat dilaksanakan bila dihadiri oleh paling kurang 51% (lima puluh satu persen) dari jumlah anggota termasuk kehadiran seorang komisaris independent
  7. Sekretaris Komite Audit akan mencatat jalannya rapat. Apabila sekretaris Komite Audit berhalangan hadir, maka perwakilan dari internal audit akan menggantikannya sebagai Sekretaris Komite Audit dalam Rapat tersebut.
  8. Keputusan rapat Komite Audit dilakukan berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal Keputusan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka pengambilan Keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak
  9. Hasil rapat Komite Audit wajib dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan secara baik.
  10. Hasil rapat ditandatangani seluruh anggota Komite Audit yang hadir, dibagikan kepada seluruh anggota dan disampaikan kepada Dewan Komisaris
  11. Perbedaan pendapat (dissenting opinions) yang terjadi dalam rapat Komite Audit wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat beserta alasannya.

Pelaporan dan tanggung jawab

  1. Ketua Komite Audit wajib menyampaikan laporan atas aktivitas Komite Audit kepada Dewan Komisaris dalam rapat Dewan Komisaris.
  2. Komite Audit harus membuat laporan kepada Dewan Komisaris atas setiap pelaksanaan tugas yang diberikan
  3. Pada akhir tahun, Komite Audit harus Menyusun laporan tahunan Komite Audit yang akan disajikan dalam laporan tahunan Perusahaan, yang sekurang – kurangnya memuat sebagai berikut:
  4. Komposisi Komite Audit, termasuk nama, jabatan dan status independensinya
  5. Tujuan dan ruang lingkup kerja Komite Audit
  6. Jumlah rapat Komite Audit tahun berjalan dan rincian kehadiran tiap anggota Komite Audit;dan
  7. Ringkasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Komite Audit selama tahun berjalan meliputi tetapi tidak terbatas pada:
    • Atas pengendalian internal;
    • Usulan penunjulan auditor eksternal (jika ada);
    • Review laporan keuangan;
    • Status kepatuhan dan hukum;dan
    • Kesimpulan atau pendapat.

    Penanganan Pengaduan atau Pelaporan Sehubungan Dengan Dugaan Pelanggaran Terkait Pelaporan Keuangan

    Komite Audit bertanggung jawab untuk menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan, apabila diperoleh keyakinan adanya hal – hal yang dapat mengganggu kewajaran penyajian, maka Komite Audit dapat mendiskusikan hal tersebut dengan Direksi dan melaporkan hasilnya kepada Dewan Komisaris

    Versi Bahasa Indonesia dan Versi Bahasa Inggris

    Piagam Komite Audit ini dipersiapkan dalam versi Bahasa Indonesia dan Versi Bahasa Inggirs. Apabila terdapat ketidaksesuaian antar keduanya, versi Bahasa Indonesia yang akan berlaku.

    Lain – Lain

    Piagam Komite Audit ditetapkan dan mulai berlaku pada tanggal 9 Desember 2024 dan wajib dimuat dalam situs web Perusahaan